Rechnung schreiben. Diese Punkte gehören auf die Rechnung.

Du möchtest eine Rechnung schreiben. Erst einmal Glückwunsch! Egal, ob die erste Rechnung oder als Auffrischer für Gründer, Freiberufler oder Besitzer eines Kleingewerbes: Hier haben wir kurz zusammengefasst, worauf Du achten musst.

Wie schreibe ich eine korrekte Rechnung?

Nach §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist Deine Rechnung ein offizielles Dokument. Deshalb gibt es ein paar Regeln, die beim Verfassen jeder Rechnung beachtet werden müssen.

Was gehört auf eine Rechnung?

Pflichtangaben Rechnung:

• Deine Adresse
• Adresse des Rechnungsempfängers 
• Deine Steuernummer und/oder Identifikationsnummer
• Das Rechnungsdatum
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Eine Auflistung der bestellten Produkte oder Dienstleistungen und deren Umfang und/oder Anzahl
• Leistungs- oder Lieferzeitpunkt bzw. Leistungszeitraum
• Der Rechnungsbetrag
• Der Netto-Rechnungsbetrag
• Der Steuersatz und die Höhe des Steuerbetrags
• Das Zahlungsziel

Istversteuerung und Sollversteuerung

Bei der Istversteuerung werden Steuern beim Finanzamt fällig, sobald die Forderung beglichen ist. Bei der Sollversteuerung wird der Steuerbetrag fällig, sobald die Rechnung ausgestellt wird.

Freiberufler, Einzelunternehmer oder Kleingewerbetreibende mit einem Umsatz unter 500.000 EUR können Istversteuerung beantragen. Für zur Buchführung verpflichtete Unternehmensformen (GmbH, oHG, UG, KG, AG) gilt ab einem Umsatz von 500.000 EUR pro Jahr eine Pflicht zur Sollversteuerung. Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts bzw. GbR darf nur bis zur Grenze der Buchhaltungspflicht (600.000 EUR Umsatz oder 60.000 EUR Gewinn) die Istversteuerung nutzen.

Freiwillige Angaben

Zusätzlich zu den Pflichtangaben dürfen auf der Rechnung folgende freiwillige Angaben erscheinen. Keine der folgenden Angaben sind rechtlich vorgeschrieben. Sie sind aber trotzdem fast auf jeder Rechnung zu finden.

• Logo
• Anschreiben
• Bankverbindung
• Zahlungsfrist
• Handelsregisternummer
• Amtsgericht
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Rechnung erstellen

Rechnung mit Word/Excel erstellen

Aller Anfang ist schwer. Gerade zu Beginn schreiben Gründer*innen und Freiberufler*innen gerne noch mit Excel, Word oder Google Docs ihre Rechnungen.

Hier findet Ihr unsere Rechnungs Vorlage als Google Sheet und als Excel Download

3. Rechnungen nach DIN 5008

Erstmal vorweg: Die DIN 5008 ist kein Gesetz, sondern eine Empfehlung des Normenausschusses Informationstechnik und Anwendung (NIA). Diese DIN regelt nicht, welche Inhalte in einen Brief gehören – sondern wie der Brief aussehen soll.

Ein individuelles Layout für Rechnungen sollte sich im Idealfall von der DIN 5008 ableiten. Damit bleibt auch die Rechnung schnell und sicher verständlich.

4. Rechnung mit Rechnungssoftware erstellen

Die fortlaufenden Nummerierung aller Rechnungen ist gesetzlich vorgeschrieben. Hier wird es bei einer großen Anzahl von Rechnungen schnell chaotisch. Aber für kleines Geld bieten bereits viele Softwarefirmen solide Rechnungsstellung für den Alltag. Unsere Favoriten sind Fastbill, Billomat und sevDesk.

Mit einem Rechnungsprogramm kannst Du Rechnungen auf Basis von Angeboten oder Produktlisten erstellen. Die oben genannten Rechnungstools gleichen zusätzlich auch Zahlungen von Konten und offenen Rechnungen ab. Mit Schnittstellen und API-Endpunkten können erweiterte Funktionen und Integrationen in Warenwirtschaft & ERP-Systeme von Software-Agenturen bereitgestellt werden.

5. Rechnungsstellung mit Factoring

Richtig einfach wird der gesamte Rechnungsstellungsprozess mit einem Factoringanbieter an Deiner Seite. Wieviel Zeit Du sparst und welche Vorteile Dir sonst noch durch Factoring in Deine Abteilung kommen, zeigen wir Dir im kostenlosen Factoringcheck.

6. Fristen bei Rechnungen

Rechnungsfrist

Rechnungen dürfen maximal sechs Monate nach Lieferung oder Leistungserbringung ausgestellt werden. Danach entfällt der Zahlungsanspruch gegenüber dem Kunden.

Zahlungfrist

Eine Rechnung ist grundsätzlich sofort nach Ausstellung fällig. Die gesetzliche Zahlungsfrist räumt dem Kunden 30 Tage Zeit ein, eine Rechnung zu begleichen. Nach Ablauf der gesetzlichen Zahlungsfrist befindet sich der Schuldner in Zahlungsverzug.

Abgesehen von der gesetzlichen Zahlungsfrist kannst Du mit Deinem Kunden eine individuelle Zahlungsfrist vereinbaren. 

Aber: Wenn Du einfach ein beliebiges Zahlungsdatum auf die Rechnung schreibst, ist noch keine gültige “Vereinbarung” mit Deinem Kunden getroffen. Eine Zahlungsfrist unter 30 Tagen muss vertraglich vereinbart werden. Hier reicht allerdings auch ein Paragraph in Deinen allgemeinen Geschäftsbedingungen. Längere Zahlungsfristen kannst Du aber einseitig gewähren.

8. Wie muss man Rechnungen aufbewahren

Zusätzlich existieren mit der GoBD und den Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung (AO) gesetzliche Vorgaben zur Archivierung. So unterliegen Rechnungen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

In der GoBD sind folgende Grundsätze definiert:

• Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
• Grundsätze der Vollständigkeit und Richtigkeit
• zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Grundsätze der Ordnung
• Grundsätze der Unveränderbarkeit

Die konkreten Vorgaben findest du in der GoBD vom Bundesministerium der Finanzen.